Учёт ИП в Excel: как вести бухгалтерию без бухгалтера

Открыли ИП и теперь не знаете, как вести учёт? Мысль о том, что нужно нанимать бухгалтера — это хорошо, но не всегда возможно. К счастью, до определённого масштаба бизнеса (примерно 2-3 млн рублей в год) вы можете вести всё в Excel и ничего не потеряете.

В этом посте я покажу, как организовать учёт доходов, расходов, авансовых платежей и страховых взносов ИП в обычном Excel, чтобы налоги не стали неожиданностью в конце года.

Почему Excel, а не 1С или облачная бухгалтерия?

Облачные сервисы типа МойСклад, Яндекс.Касса, Контур.Бухгалтерия стоят деньги (от 500 до 5000 рублей в месяц) и требуют времени на изучение. Excel — это инструмент, который вы уже знаете. Он бесплатный. И в нём достаточно функциональности для ИП на УСН или общей системе до определённого объёма.

Когда нужна настоящая бухгалтерская программа? Когда:

• Вы нанимаете сотрудников

• Ваш оборот превышает 3 млн рублей в год

• Вы работаете на основной системе налогообложения

• Вам нужна интеграция с кассовым аппаратом

Если этого нет — начните с Excel.

Шаг 1: Выберите систему налогообложения (или найдите оптимальную)

Для ИП в России есть несколько вариантов. Две самые популярные:

УСН 6% (доходы)

• Платите налог только от доходов, не от прибыли

• 6% от суммы, которая пришла на счёт

• Авансовые платежи: по 1/3 налога в апреле, июле, октябре

• Проще вести учёт (только доходы, никаких расходов)

• Подходит для услуг, консультаций, торговли с малой наценкой

УСН 15% (доходы минус расходы)

• Платите налог от прибыли (доход минус расходы)

• 15% от того, что осталось после вычета расходов

• Авансовые платежи: по 1/4 налога ежеквартально

• Более сложный учёт, но может дать выигрыш на расходах

• Подходит для торговли, услуг с высокими расходами, производства

Пример: вы консультант, заработали в месяц 100 тысяч:

• На УСН 6%: налог = 100 000 × 6% = 6 000 рублей в месяц

• На УСН 15%: если расходы 30 000 (кофе с клиентами, электричество, ПО), то налог = (100 000 - 30 000) × 15% = 10 500 рублей в месяц

Здесь УСН 6% выгоднее. А вот если вы торговец с расходами 50 000:

• На УСН 6%: налог = 100 000 × 6% = 6 000 рублей

• На УСН 15%: налог = (100 000 - 50 000) × 15% = 7 500 рублей

Тоже выгоднее УСН 6%.

Совет: для большинства ИП на первом году УСН 6% проще и выгоднее. Переходите на 15% только если ваши расходы стабильно выше 50% от дохода.

Шаг 2: Структура таблицы в Excel

Создайте книгу с несколькими листами:

1. Лист "Доходы" — все приходы денег

2. Лист "Расходы" (если вы на УСН 15% или пока на основной системе)

3. Лист "Налоги" — расчёт авансовых платежей и итогового налога

4. Лист "Страховые взносы" — фиксированные взносы ИП

5. Лист "Квартальный отчёт" — сводка по итогам квартала

Лист "Доходы" — как заполнять

Почему "Оплачено"? Потому что для налогов учитываются доходы, полученные вами реально (по кассовому методу), а не начисленные. Если клиент обещал, но не заплатил — это не доход.

Формула для суммы доходов по месяцам:

В отдельной таблице создайте сводку:

Лист "Расходы" (если вы на УСН 15%)

Важно: на УСН 15% учитываются только те расходы, которые:

• Связаны с вашей деятельностью

• Имеют документальное подтверждение (чек, счёт, акт)

• Не входят в список запрещённых (зарплата себе, штрафы, налоги, подарки)

Формула для расходов по месяцам:

Формула для базы налога (УСН 15%):

Шаг 3: Лист "Налоги" и авансовые платежи

Это самое важное. Вы должны знать, сколько ИП должна заплатить в налоговую в конце квартала.

УСН 6% (доходы)

Авансовые платежи платятся 3 раза в год:

• До 25 апреля за квартал I (янв, фев, март)

• До 25 июля за квартал II (апр, май, июнь)

• До 25 октября за квартал III (июль, авг, сент)

• До 30 декабря налоговая декларация и остаток налога за год

Минимальный налог — 1% от доходов (только если доход есть, а авансовых платежей не было, из-за чего налог вышел меньше 1%).

Формула для авансового платежа за квартал I:

=SUMIF(Доходы!A:A, ">=2026-01-01", Доходы!C:C) * 6% / 3

Мы делим на 3, потому что авансовый платёж равен 1/3 от квартального налога.

УСН 15% (доходы минус расходы)

Авансовые платежи рассчитываются по прибыли нарастающим итогом:

Здесь "Авансовый платёж" рассчитывается нарастающим итогом:

• За I квартал: налог за 3 месяца / 4

• За I полугодие: налог за 6 месяцев / 4 * 2, минус то, что уже заплатили

• За 9 месяцев: налог за 9 месяцев / 4 * 3, минус то, что уже заплатили

• В конце года: остаток налога

Формула для авансового платежа (УСН 15%, I кв):

=((SUMIFS(Доходы!C:C, Доходы!A:A, ">=2026-01-01", Доходы!A:A, "<2026-04-01") - SUMIFS(Расходы!C:C, Расходы!A:A, ">=2026-01-01", Расходы!A:A, "<2026-04-01")) * 15%) / 4

Шаг 4: Страховые взносы ИП

Это отдельно от налога. ИП в 2026 году платит:

Фиксированные взносы (обязательны, не зависят от доходов):

• ПФР (Пенсионный фонд): 29 000 рублей в год

• ФФОМС (медицинский полис): 8 100 рублей в год

• Итого: 37 100 рублей в год

Платятся по частям:

• ПФР: до 31 декабря текущего года

• ФФОМС: до 31 декабря текущего года

Но обычно платят поежемесячно для удобства (примерно 3100 ПФР + 675 ФФОМС = 3775 в месяц).

Дополнительный взнос (если доход выше 300 тысяч рублей):

• 1% от суммы доходов, превышающих 300 тысяч рублей

• Пример: доход 400 000, дополнительный взнос = (400 000 - 300 000) × 1% = 1 000 рублей

Вычет взносов из налога (УСН):

Это главное. На УСН вы можете вычесть страховые взносы из налога. То есть платите налог не от полного дохода, а уменьшив его на взносы.

На УСН 6%:

Налог = Доход × 6% - Взносы (но не более чем на 50% от налога)

Пример:

• Доход месяца: 100 000

• Налог без вычета: 100 000 × 6% = 6 000

• Уплачено взносов: 3 500

• Налог к уплате: 6 000 - 3 500 = 2 500 (если это меньше 50% от 6000, то ок)

• Проверка: 50% от 6000 = 3000, и 2500 < 3000, значит ок

• Итоговый налог: 2 500

Если бы взносы были 8000:

• Налог без вычета: 6000

• Вычет максимум: 6000 × 50% = 3000

• Налог к уплате: 6000 - 3000 = 3000

Шаг 5: Пример полного месячного отчёта

Представьте, это январь 2026, вы консультант на УСН 6%:

То есть в январе вы заработали 45 тысяч и должны отложить 4450 рублей для налогов и взносов. Это примерно 10% от дохода.

Шаг 6: КУДиР (Книга учёта доходов и расходов)

Для налоговой службы вам нужна КУДиР — это ваш «отчёт» за год. На УСН это основной документ, который вы сдаёте в налоговую. К счастью, в Excel это легко организовать.

Создайте отдельный лист "КУДиР" и скопируйте туда все доходы и расходы из листов "Доходы" и "Расходы":

В конце года вы распечатаете этот список, подпишете его и отнесёте (или отправите в электронном виде) в налоговую.

Красные флаги и что следить

Когда вести учёт в Excel — оно простое, но хитрое. Смотрите за:

1. Путаница между доходом и прибылью

Доход — это ВСЕ деньги, которые пришли. На УСН 6% налог от дохода. Прибыль — это доход минус расходы. На УСН 15% налог от прибыли. Это разные цифры!

2. Забывают про авансовые платежи

Авансовых платежей в апреле не сделали — в конце года налоговая добавит штраф. Установите напоминания на телефон:

• 15 апреля: авансовый платёж за I кв

• 15 июля: авансовый платёж за II кв

• 15 октября: авансовый платёж за III кв

3. Не планируют для четвёртого квартала

За первые три квартала вы платили авансовые платежи. Но в конце года может выясниться, что налог за весь год больше, и вы должны ещё. Это нечастое, но неприятное сюрприз. Отслеживайте остаток по налогам в течение года.

4. Путают ИНН, ОГРНИП, расчётный счёт

Это не для Excel, но для общего развития:

• ИНН — индивидуальный номер налогоплательщика (12 цифр)

• ОГРНИП — основной государственный регистрационный номер (15 цифр)

• Оба нужны для регистрации. Проверьте, что вы их знаете (есть в письме из налоговой)

Итог

Учёт ИП в Excel — это реально. Вот что вам нужно:

1. Лист Доходы — учитываете все приходы (только оплачено)

2. Лист Расходы (если УСН 15%) — все траты

3. Лист Налоги — автоматический расчёт авансовых платежей

4. Лист Взносы — фиксированные и дополнительные

5. Напоминание в календаре — авансовые платежи в апреле, июле, октябре

И самое главное — делайте это еженедельно. Пять минут в пятницу, чтобы записать доходы недели, лучше, чем час в конце месяца, когда вы ничего не помните.

Если у вас вопросы по налогам — обратитесь в налоговую инспекцию или найдите добросовестного бухгалтера на консультацию (обычно это 1-2 тысячи рублей один раз в год). Но основной учёт — в ваших руках.