HR-документы в Excel: штатное расписание, графики отпусков и кадровый учёт

Человеческие ресурсы — это люди. Каждый человек — это паспорт, трудовой договор, приказ, 1С в кадровой системе. Для малого бизнеса сложная CRM-система избыточна. Excel справляется на 80%, если его правильно организовать.

В этой статье разберёмся, как вести штатное расписание, график отпусков, базу данных сотрудников и прочие HR-документы в Excel, соответствуя российскому законодательству.

Зачем нужны HR-документы

Во-первых, это требование закона. Трудовой кодекс РФ требует:

• Трудовой договор с каждым сотрудником

• Приказ о приёме на работу (форма Т-1)

• Штатное расписание (составляется один раз, обновляется при изменении)

• Личный файл сотрудника (с копиями документов)

Во-вторых, это риск-менеджмент. Если сотрудник подаст в суд, вам нужны документы:

• Доказательство, что он был нанят и в какой должности

• Подтверждение размера зарплаты

• Записи об отпусках и больничных (чтобы доказать, что платили правильно)

В-третьих, это удобство управления. Нужно быстро понять:

• Кто есть в штате?

• Когда кого-то нет (отпуск)?

• Кому и когда выдавать отпускные?

Структура документов в Excel

Создадим следующую структуру:

Вкладка 1: "Штатное расписание" — структура компании, должности, оклады

Вкладка 2: "База сотрудников" — полная информация о каждом человеке

Вкладка 3: "График отпусков" — календарь отпусков на год

Вкладка 4: "Больничные" — учёт больничных листов

Вкладка 5: "Документы сотрудника" — чек-лист документов для каждого

Вкладка 6: "Контакты и реквизиты" — адреса, телефоны, банковские счета

Вкладка 1: Штатное расписание

Это документ, который утверждается один раз в квартал (или при изменении). В нём указывается структура компании.

Пример:

Формула для подсчёта фонда оплаты труда (ФОТ) по подразделению:

=SUMIF($A$2:$A$100,A2,$D$2:$D$100)

Это считает сумму окладов по подразделению.

Общий ФОТ:

=SUM(D2:D20) (если окладов в столбце D)

Отдельный столбец для статуса: "Занята" / "Вакансия". Когда сотрудник уходит, ставим "Вакансия", потом ищем нового.

Вкладка 2: База сотрудников

Полная информация о каждом. Это документ, который растёт по мере найма и не меняется (только обновляются активные записи).

ID | ФИО | Должность | Дата приёма | Паспорт | СНИЛС | ИНН | Адрес | Телефон | Email | Номер трудовой | Дата рождения | Пол | Семейное положение | Дети | Отпуск выделен (дней)
1 | Петров Алексей Иванович | Генеральный директор | 01.01.2020 | 77 XX 123456 | 123-456-78-9012 | 123456789123 | г. Москва, ул. Тверская, д.1 | +79991234567 | a.petrov@company.ru | 0001 | 15.03.1975 | М | Женат | 2 | 28
2 | Сидорова Мария Владимировна | Главный бухгалтер | 15.02.2021 | 78 XX 654321 | 234-567-89-0123 | 234567890234 | г. Москва, ул. Пушкина, д.5 | +79992345678 | m.sidorova@company.ru | 0002 | 22.05.1980 | Ж | Замужем | 1 | 28
3 | Иванов Иван Иванович | Руководитель отдела продаж | 10.06.2019 | 77 XX 789012 | 345-678-90-1234 | 345678901345 | г. Москва, ул. Гоголя, д.10 | +79993456789 | i.ivanov@company.ru | 0003 | 08.09.1985 | М | Холост | 0 | 28

Столбцы:

• ID — уникальный номер для быстрого поиска

• ФИО — полное имя как в паспорте

• Должность — ссылка на штатное расписание

• Дата приёма — нужна для расчёта стажа

• Документы — паспорт, СНИЛС (пенсионное), ИНН, трудовая

• Контакты — телефон, email, адрес

• Льготы — отпуск, дети (влияет на налоговые вычеты), инвалидность

Формула для расчёта стажа в месяцах:

=DATEDIF(D2,TODAY(),"M")

Это будет использоваться при выплате компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении.

Вкладка 3: График отпусков

Это отдельный календарь, где видно, кто и когда находится в отпуске. Составляется на год и согласовывается с сотрудниками в декабре.

ФИО | Должность | Янв | Фев | Мар | Апр | Май | Июн | Июл | Авг | Сен | Окт | Ноя | Дек
Петров А.И. | ГД | | 2-5 | | | 15-25 | | 1-7 | | | | | 20-31
Сидорова М.В. | ГБ | | | 10-17 | | | 1-14 | | | | | | 1-8
Иванов И.И. | РОП | | | | 1-9 | | | 10-24 | | | | | 27-31
...

Обозначение: "Числа-числа" — это диапазон отпуска. Удобнее, чем писать каждый день.

Или табличный формат:

ФИО | Дата начала | Дата конца | Дней | Оплачено | Статус
Петров А.И. | 15.05.2025 | 25.05.2025 | 11 | 33000 | Утвержден
Сидорова М.В. | 01.06.2025 | 14.06.2025 | 14 | 42000 | Утвержден
Иванов И.И. | 10.07.2025 | 24.07.2025 | 15 | 42857 | Утвержден

Столбцы:

• ФИО — из базы сотрудников (VLOOKUP)

• Дата начала / конца — утверждённые даты

• Дней — количество дней отпуска

• Оплачено — сумма отпускных (зарплата / 21 рабочий день * дни отпуска)

• Статус — "Согласован", "Утвержден", "Выплачено"

Формула для расчёта отпускных:

=VLOOKUP(A2,'База сотрудников'!$A$2:$C$50,3,FALSE)/21*D2

Это ищет оклад сотрудника в базе, делит на 21 рабочий день и множит на количество дней отпуска.

Итоговый расход на отпуска в год:

=SUM(D2:D50)

Если в компании 15 сотрудников, среднего оклада 55 000, каждый берёт 28 дней отпуска, расход на отпускные:

15 сотрудников * 55000 / 21 рабочий день * 28 дней = 2 200 000 ₽

Это нужно закладывать в бюджет.

Вкладка 4: Больничные листы

Реестр больничных листов, выданных сотрудникам. Нужен для расчётов и для налоговой.

ID | ФИО | Дата начала | Дата конца | Дней | Номер больничного | Диагноз | Оплачено | Дата предоставления
1 | Петров А.И. | 12.03.2025 | 14.03.2025 | 3 | 12345678901 | ОРВИ | 8571 | 14.03.2025
2 | Сидорова М.В. | 20.03.2025 | 21.03.2025 | 2 | 12345678902 | Мигрень | 5714 | 22.03.2025

Столбцы:

• Номер больничного — берётся с листа нетрудоспособности

• Дней — количество дней болезни

• Оплачено — сумма оплаты больничного (в России — 60-80% среднего заработка)

• Дата предоставления — когда принесли лист (важна для своевременности)

Проверка: общее количество дней болезни в год не должно превышать 30 дней для одного сотрудника. Если больше — повод проверить здоровье или предложить диспансеризацию.

Вкладка 5: Документы сотрудника (чек-лист)

Для каждого сотрудника нужно собрать документы. Это чек-лист, чтобы не забыть ничего.

ФИО | Паспорт | СНИЛС | ИНН | Полис ОМС | Трудовая | Контракт | Согласие на ОПД | Справка 2-НДФЛ | Справка по алиментам | Фото | Дата приёма
Петров А.И. | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | | | ✓ | 01.01.2020
Сидорова М.В. | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | | | ✓ | 15.02.2021
Иванов И.И. | ✓ | ✓ | ✗ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | | | ✓ | 10.06.2019 (нужен ИНН!)

Обозначение:

• ✓ — документ получен и отсканирован

• ✗ — документ отсутствует

• Пусто — опционально, не нужно

Необходимые документы:

• Паспорт — копия для файла

• СНИЛС — страховой номер индивидуального лицевого счёта

• ИНН — идентификационный номер налогоплательщика

• Полис ОМС — медицинская страховка

• Трудовая книжка — если не электронная

• Трудовой договор — подписанный обеими сторонами

• Согласие на обработку персональных данных (ОПД) — ОБЯЗАТЕЛЬНО (закон о защите данных)

• Справка 2-НДФЛ — с предыдущего места работы (для расчёта больничного)

• Справка о алиментах — если есть обязательства

• Фото — для пропуска (если требуется)

Используем условное форматирование:

• Зелёный фон, если "✓"

• Красный фон, если "✗"

• Жёлтый, если пусто

Так кадровик сразу видит, кому нужно напомнить принести документ.

Вкладка 6: Контакты и реквизиты

Отдельная вкладка для часто используемых контактов.

ФИО | Должность | Рабочий телефон | Мобильный | Email | Домашний адрес | Банковские реквизиты (счёт) | Зарплата (основной способ) | Экстренный контакт (ФИО) | Телефон экстренного контакта
Петров А.И. | ГД | +7 (495) 123-45-67 доб. 101 | +7 999 123 45 67 | a.petrov@company.ru | г. Москва, ул. Тверская, д.1, кв.5 | 40817810000000000001 | Банковская карта | Сидорова Т.И. (мать) | +7 999 111 11 11

Столбцы для удобства:

• Рабочий телефон — номер в офисе

• Мобильный — для срочных вызовов

• Email — для отправки отчётов, уведомлений

• Банк. реквизиты — счёт для зарплаты (обычно берётся из договора при приёме)

• Экстренный контакт — кто звонить, если сотрудник не пришёл (семья, друг)

Система кодирования сотрудников

Используем ID для быстрого поиска:

ID Format: YYYY-N, где YYYY — год приёма, N — номер по порядку
Петров А.И. (2020 г.) — 2020-1
Сидорова М.В. (2021 г.) — 2021-1
Иванов И.И. (2019 г.) — 2019-1

Или:

ID Format: DepartmentCode-Number
SALES-01, SALES-02, SALES-03
ACCOUNTING-01
IT-01

Используем INDEX/MATCH для связи между таблицами:

=INDEX('База сотрудников'!$C$2:$C$50,MATCH(A2,'База сотрудников'!$A$2:$A$50,0))

Это ищет ФИО в базе и возвращает должность.

Отчёт о движении кадров

Ежемесячно (или ежеквартально) считаем текучесть кадров:

Параметр | Значение
Численность на начало месяца | 22
Нанято | 1
Уволено | 1
Численность на конец месяца | 22
Текучесть кадров (%) | 4.5% (1 человек в месяц из 22)
Текучесть в год (прогноз) | 54%

Формула для текучести:

=Уволено / Численность_на_начало * 100

Если текучесть выше 25% в год, это проблема. Нужно разобраться, почему люди уходят.

Форма приказа о приёме на работу (Т-1)

В Excel можно создать шаблон приказа:

ПРИКАЗ
О ПРИЁМЕ НА РАБОТУ
(форма Т-1)

Дата издания: ______________
Номер приказа: ______________

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор: ______________________ (подпись, дата)

Приказываю:
1. Принять на работу с __________ г. (дата) по трудовому договору на (срок) Фамилию Имя Отчество
2. На должность: ______________
3. В подразделение: ______________
4. Размер оклада: ______________ руб.
5. Льготы и компенсации: ______________

С приказом ознакомлен(а): ______________________ (подпись сотрудника)
Дата ознакомления: ______________

В Excel создаём шаблон с выпадающими меню (Data Validation) для подразделения и должности, которые берут из штатного расписания. Так приказ заполняется полуавтоматически.

Формула для автоматического заполнения оклада:

=VLOOKUP(B3,'Штатное расписание'!$B$2:$D$30,3,FALSE)

Это ищет должность и вставляет оклад из штатного расписания.

Периодичность обновления документов

Ежемесячно:

• График отпусков (добавляются новые утверждённые отпуска)

• Больничные (заносятся новые листы)

• Табель (отслеживание явки)

Ежеквартально:

• Штатное расписание (проверка, нет ли вакансий)

• База сотрудников (обновление контактов)

• Отчёт о движении кадров

Ежегодно:

• Согласование графика отпусков на следующий год (декабрь)

• Проверка документов (может что-то устарело)

• Расчёт среднего заработка для расчёта больничного и отпускных

Безопасность и конфиденциальность

Эта информация конфиденциальна. Нужно защитить файл:

1. Пароль на файл: File > Save As > Tools > General Options > Set Password

2. Ограничение доступа: Только HR-специалист и финдиректор имеют доступ

3. Резервные копии: Сохраняйте на облако (Google Drive, Яндекс.Диск), а не только локально

4. История: Не удаляйте старые данные сотрудников, архивируйте в отдельный файл

Интеграция с 1C и бухгалтерским ПО

Когда компания растёт, данные из Excel нужно синхронизировать с 1C:

1. Экспортируем базу сотрудников в CSV

2. Импортируем в 1C "Зарплата и управление персоналом"

3. Обновляем в 1C, а не в Excel (единый источник истины)

Но для начала Excel полностью справляется.

Выводы

HR-документы в Excel — это системный подход к управлению людьми. Правильно организованные документы:

• Защищают компанию юридически (есть доказательства всех действий)

• Помогают планировать (виден график отпусков на год вперёд)

• Экономят время (всё быстро находится)

• Показывают тренды (текучесть, стаж, стоимость персонала)

Начните с простого: штатное расписание, база сотрудников, график отпусков. Потом добавляйте детали по мере необходимости.

И помните: люди — это самый важный ресурс компании. Если их правильно документировать, мотивировать и развивать, компания будет расти.